怎样做好采购，采购的职责有哪些？

怎样做好采购，采购的职责有哪些？

采购员的基本素质要求:
　　a. 较强的工作能力
　　采购是一项相当复杂，而且要求很高的工作，采购员应具备的基本工作能力也相当的多样化。采购人员必须具备较高的分析能力、预测能力、表达能力和专业知识水平。
　　a-1分析能力
　　由于采购员常常面临许多不同策略的选择与制定，例如物料规格、品种的购买决策、何者为企业所能接受的价格、物料如何运输与储存、如何管理才能得到消费者的回应。因此，采购员应具备使用分析工具的技巧，并能针对分析结果制定有效的决策。
　　首先，采购支出是构成企业制造成本的主要部分，因此采购员必须具有成本意识，精打细算，锱铢必争，不可“大而化之”。其次，必须具有“成本效益”观念，所谓：“一分钱一分货”，不可花一分冤枉钱，买品质不好或不具有使用价值的物品。随时将投入（成本）与回报告（使用状况、时效、损耗、维修次数等）加以比较。
　　此外，对报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，逐项（包括原料、人工、工具、税费、利润、交货时间、付款条件等）加以剖析判断。
　　a-2预测能力
　　在现代动态经济环境下，物料的采购价格与供应数量是经常调整变动的。采购员应能依据各种产销资料，判断货源是否充裕；通过与供应商的接触，从其“销售”的态度，揣摩物料可能供应的情况；从物料价格的涨跌，推断采购成本受影响的幅度有多大。总之，采购员必须开阔视野，具备“察言观色”的能力，对物料将来供应的趋势能预谋对策。
　　a-3表达能力
　　采购员无论是用语言还是用文字与供应商沟通，都必须能正确、清晰表达采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解。面对忙碌的采购工作，必须使采购人员具备“长话短说，言简意赅”的表达能力，以免浪费时间。“晓之以理，动之以情”来争取采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。
　　b. 一定的知识与经验
　　采购员特别是管理人员至少应具备专科以上的学历，因为接受过正式专科以下教育训练的学生，其所具备的专业知识与技巧较能符合采购工作的需求。除此之外，采购员最好具有商学知识，如企业管理、流通业管理、流行商品或行销等科系，并以曾修过商品资讯、统计、行销、业务人员管理的人员尢佳。
　　b-1. 产品知识
　　无论是采购哪一种物料，都必须要对其所欲采购的标的物有基本的认识。我们很清楚，一个学化工机械并从事多年化工机械采购的人员因工作需而转向电子元器件采购，尽管他从事采购已多年，但他仍会感到有些力不从心，如果他想尽快适应新角色就必须及时补充有关电子元器件方面的知识，补充的途径很多，如自学、参加相关专业培训班等。一些采购员认为，采购员不是搞研究开发的，而且往往有本企业工程技术人员及品管人员的协助，故不需掌握太多的专业知识，持有这种观点的采购员必须认识到那些可以支持你的工程及品管人员并不是时时刻刻在你的左右，况且有时他们因各种原因未必能帮你。对于零售企业采购员来说，对商品的了解要比其他行业的采购员还要深入，因为其必须担负起销售业绩的相关责任。以流行服饰的采购员来说；以家电用品的采购员而言，必须了解产品的功能、技术层次、原料、制程、保修期限等。
　　不过，由于采购员采购的范围大小不一，物料种类为数甚多，更何况流行科学技术发展极为迅速，采购员要如何持续性的拥有产品知识呢？基本上，有几种方式可以供采购人员参考：大学的课程、贸易性期刊、流行杂志、展览或工作参观、与供应商保持联络等。
　　b-2客观理智
　　采购员在选择商品或商品组合时绝对不能凭自我的感觉，必须要利用科学的方法针对消费者需求与市场流行趋势进行合理的分析，并将分析结果客观地呈现出来，选择最有利益的商品，不因主观的偏见而左右了采购策略的拟定。
　　b-3专注投入
　　对于采购员来说，专注投入相当重要，因为，采购员必须要利用更多的时间去了解市场趋势与发掘更多的供应商，必须常常加班，尢其是生产的旺季，加班到深夜时有所见。除此之外，采购员还必须协助高层主管规划采购策略，因此在年度或每年开始时都会特别的忙碌，采购员必须毫无怨言地投入其中。
　　c. 良好的品德
　　采购员必须具备如下良好的品德：
　　c-1廉洁
　　采购员所处理的“订单”与“钞票”并无太大的差异，因此难免被“唯利是图”的供应商所包围。无论是威迫（透过人际关系）还是利诱（回扣或红包），采购员都必须廉洁，维持“平常心”、“不动心”，否则以牺牲公司权益，图利他人或自己，终将误人误已。“重利忘义”的人，是难以胜任采购工作的。
　　c-2敬业精神
　　“缺货或断货”实为采购人员最大的失职。固然造成短缺的原因很多，若采购人员能有“舍我其谁”的态度，高度负责采购所需的物料，则企业的损失将会大大减少。
　　c-3虚心与耐心
　　采购员虽然在买卖方面较占有上风，但对供应商的态度，必须公平互惠，甚至不耻下问、虚心求教，不可趾高气扬、傲慢无礼。与供应商谈判或议价的过程，可能相当艰辛与复杂，采购员更需有忍耐、等待的修养，才能“欲擒故纵”，气定神闲地进行工作。居于劣势时，亦能忍让求全，不愠不火，克已奉公。
　　c-4遵守纪律
　　采购员是外出执行采购的人员，他们的一言一行都代表着企业与外界打交道，他们的工作好坏不仅影响企业的效益，而且影响企业的声誉，因此，企业对采购员规定了若干纪律，采购员必须自觉遵守，严格执行。

一、以勤进快销为原则，进货时积极组织适销对路商品，保证及时销售，不断货，不积压。
二、积极开发新品和商品供应渠道，不断增加花色品种，促进销售不断扩大。
三、掌握市场行情，密切注意销售动向，熟悉盐城市场商品零价及新品种。
四、为外地采购部提供一系列准确进货资料，包括正常缺货资料、新品种资料、老品种资料。
五、积极配合超市搞好每一次促销活动。
六、定期做好进货、补货计划，以便及时进货、补货（尤其做好重大节假日的备货计划），备货合理，货源充足。
七、对商品质量、生产日期、保质期，定期或不定期的进行质量检查，保证商品货真价实，把好进货环节质量关，重视各环节的商品质量。
八、建立健全商品资料，做到有价可查，对新品种要及时调研、及时定价、及时登记，严格执行总经理室制定的二十四小时定价制度。
九、负责退货工作，指导各店及配送中心收货人员做好退货准备，做到退货及时、彻底，不留库存。
十、配合做好各店顾客投诉的接待工作，以恰当的言语，合理的方式解决好顾客的投诉问题，让顾客满意而归。
十一、热情接待业务往来的供货方，在讲究信誉的前提下和供货方建立良好的平等互惠的合作关系，不讲有损超市形象的言语，不做有损超市利益的事。
十二、做好盐城本地及外地日常的进货工作。
十三、做好同类商品不同供货方的价格比较，争取进货成本最低。
十四、熟悉商品供价及零价，做好大品牌的厂方进货工作。
十五、做好与超市其他职能部门之间的协调配合，及时收集各方面商品信息资料进行汇总、分析，为决策寻找依据。
十六、及时准确完成领导要办的各项工作。
十七、做好季节性，节假日商品的转换工作，制定具体工作计划。
十八、在外地进货，注意对外地市场商品调研，并重视学习外地成功超市的经营管理。
十九、为了能够更好地展示商品，促进销售，提高企业形象，增加效益，用积极的态度协助做好堆头陈列的洽谈工作。
二十、建立健全各供货方档案，包括产品品种、价格、所在地、联系方式、主要负责人、具体经办人等。
二十一、定期淘汰滞销商品，集中销售短少商品。

采购文员工作职责
1.负责收发各种文件、信件，每日上、下午各一次到总经理室取公文、请购单、采购单，及时交给经理审阅批示，做到不积压、不拖延各类文件。
2.熟悉和了解本部门各个环节的工作情况。
3.催办落实上级的指示，并将领导的政策和经营方针及时传达本部员工，做到上传下达，使本部门工作能顺利进行。
4.协助经理搞好调查研究，及时向经理提供建设性意见。
5.做好各类文件的登记与存档，做好往来业务单据的登记，协助领导检查采购过程。
6.接听电话并认真细致做好记录，接待来访客人，文明待客，做好会议记录及存档。
7.协调内部员工关系，做好部门考勤和工资发放等工作。
采购文员工作内容
1.编写采购合同等文件，单价对比，报价单输入系统。
2.编制采购部门的周报表或月报表
3.收集、整理与统计各种采购单据与报表
4.采购品质记录的保管与维护
5.采购事务的传达
6.整理供应商资料，包括供应商的报价情况、产品种类等
7.协助采购员完成价格谈判等工作
8.管理日常采购文件，记录采购进度
采购文员岗位职责
1.负责登记请购单、验收单
2.负责登记订购单与合约
3.负责记录和监督交货
4.负责安排与接待来访客人
5.负责申请与报支采购费用
6.负责申请进出口文件
7.负责电脑系统输入作业与档案管理

首先：要想做好采购，就要把这份工作当成你最重要的事来做，
采购的职责有：1.负责与供应商沟通，询问什么时候可以到货。并做好记录。
2.负责与上司沟通，向上司汇报工作呀，
3.对相关的数据进行录入呀，并做好进销库存的工作 呀。
大概就是这些。手打，累啊。

其实采购的工作很重要，关乎供应商选择的好坏、企业的核心竞争力。做好采购要有较好的统筹能力，与各部门之间紧密协同，及时了解公司规划，做好战略寻源。采购的基本要求是创新、合规、降本。

什么是采购：是指通过交换获取物料和服务的购买行为，为企业经营在合适的时间、地点、价格获取质量、数量合适的资源。
采购员必备能力：成本意识与价值分析能力、预测能力、表达能力、良好的人际沟通与协调能力、专业知识。
什么样才是好的采购员：采购员必备能力外，要有合理的采购计划，遵守5R原则，选择合适的供应商，并加于管理，不断提高。在不影响企业正常生产下，降低采购成本。
采购员须承担的责任：采购计划与需求确认、供应商选择与管理、采购数量控制、采购品质控制、采购价格控制、交货期控制、采购成本控制、采购合同管理、采购记录管理。
采购流程：收集信息，询价，比价、议价，评估，索样，决定，请购，订购，协调与沟通，催交，进货检收，整理付款。
采购数量计算：本期应采购数量=本期生产需用量+本期末预定库存量-前期预估库存量-前期已购未入库数量
怎样合理降低采购成本：事先制定合理的采购计划，查询当前市场行情，掌握影响成本的因素和事件。事中寻找多家合格厂商的报价，制作底价或预算，运用议价技巧。事后选择价格适当的厂商签订合约，利用数量或现金折扣。
采购价格构成：供应商成本的高低，规格与品质，采购物料的供需关系，生产季节和采购时机，交货条件，付款条件。
采购商品成本构成：工程或制造的方法，所需的特殊工具、设备，直接及间接材料成本，直接及间接人工成本，制造费用或外包费用，营销费及税捐、利润。
什么是合适的价格：采购价格应以达到适当价格为最高目标，采购员必须以采购要求，根据市场行情，分析物料的质量状况和价格变动情况，选择物美价廉的物料进行购买。
怎么样判断采购价格是否合理：进行成本分析，价格分析，市场调研，多家厂商报价。
怎样找供应商：利用现有的资料，公开征求的方式，通过同业介绍，阅读专业刊物，协会或采购专业顾问公司，参加产品展示会。
供应商分类：原材料供应商，小额服务性供应商，临时性供应商。
合格供应商的标准：优秀的企业领导人，高素质的管理人员，稳定的员工群体，良好的机器设备，良好的技术，良好的管理制度。
怎样对供应商进行分析：价格，品质，服务，位置，存货政策，柔性。
什么是好的供应商？ 在保证5R的前提下。能提供技术支持，能提供市场行情。 能共同承担风险。
什么是采购供应链？ 专业分工深入，交易成本减少的发展过程。供需间各环节，需求导向增值的整合方式。

采购部门本职：采购公司所需物资
主要职能：
1．及时为生产经营提供所需的原辅材料、设备备品备件以及其他物资。
2．掌握市场信息，优化进货渠道，降低采购费用。
3．会同财务管理部、会计部确定合理的采购批量，及时了解存货情况，合理采购。
4．汇总各系统的物资需求计划，平衡采购计划。
5．评审供应商选择、建立供应商档案。
6．组织采购合同评审，签订采购合同，实施采购活动。
7．建立采购合同台账，并对合同执行情况进行监督。
8．对大型采购进行比价或组织招标、竞标活动。
9． 采购物资的报验和入库工作。
10．采购过程中的退、换货工作。
11．采购合同、档案及各种表单的保管与定期归档工作。

采购员岗位职责
1、认真执行总公司采购管理规定和实施细则，严格按采购计划采购，做到及时、适用，合理降低物资积压和采购成本。对购进物品做到票证齐全、票物相符，报帐及时。
2、熟悉和掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购。注重收集市场信息，及时向部门领导反馈市场价格和有关信息。合理安排采购顺序，对紧缺物资和需要长途采购的原料应提前安排采购计划及时购进。
3、严把采购质量关，物资选择样品供使用部门审核定样，购进大宗物资均须附有质保书和售后服务合同。积极协助有关部门妥善解决使用过程中会出现的问题。
4、加强与验收、保管人员的协作，有责任提供有效的物品保管方法，防止物品保管不妥而受损失。
5、完成领导交办的其它各项工作。

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