招标代理机构如何进行档案管理

招标代理机构如何进行档案管理

给已经开完的标书编号,放在档案盒里,按时间顺序摆放,再做个EXCEL表格把标书编号,档案编号,中标单位,中标金额,开标时间输入就OK了.

江苏省房屋建筑和市政基础设施工程项目 招标投标档案管理办法 (讨论稿) 第一条 为规范全省房屋建筑和市政基础设施工程项目招标投标档案管理，统一招标投标过程中档案资料的收集、整理和归档标准，依据有关法律、法规，结合我省实际，制定本办法。 第二条 本办法所称的招标投标档案是指房屋建筑和市政基础设施工程项目招标投标活动过程中形成的，并能真实反映招标投标活动内容，具有保存价值的文字、数字、图表、声像等各种载体的文件资料。 第三条 各级建设行政主管部门负责招标投标档案管理和监督检查工作，具体工作由其所属的建设工程招标投标监督管理机构（以下简称“监管机构”）负责，各级监管机构应当按照本办法的规定建立招标投标档案，业务上接受各级城建档案部门的指导。 第四条 各级城建档案部门应对同级监管机构移交的招标投标档案材料免费接受并保存。 第五条 归档的招投标文件资料，其内容必须准确、齐全完整、真实反映招标投标活动的过程。 第六条 监管机构的项目经办人应在监督过程中及时收集、整理、保存招标投标过程中产生的各种文件资料，并应当在接受施工合同备案之日起五日内，将有关收集齐全的归档招投标文件材料交档案管理人员。经办人发生变化时，应当做好交接工作。 第七条 招标投标档案应当专人管理。档案管理人员应遵守档案管理的有关法律、法规和规章制度。 档案管理人员在收到归档的招标投标文件材料后，应及时登记，并认真做好档案资料的立卷、装订、归档和集中管理工作。归档整理应符合建设部颁布的《建设工程文件归档整理规范》（gb/t50328-2001）的要求。 第八条 招标投标监管机构应当收集、整理、归档的文件资料包括以下内容,并按下列顺序装订成册： （一）工程建设项目发包初步方案，及其附件； 附件包括：1、工程建设项目审批或者备案文件的复印件； 2、邀请招标或直接发包的有关审批文件和证明材料。 （二）招标人自行办理招标事宜备案表及附件资料； （三）委托招标代理的工程招标代理委托合同、授权委托书及工程招标代理项目组组成人员情况表； （四）单独委托编制施工标底的标底编制委托合同； （五）招标公告或者投标邀请书； （六）投标报名及获取资格预审文件或获取招标文件一览表； （七）资格预审文件，中标人资格预审申请书复印件,资格审查情况报告； （八）招标文件以及对招标文件的澄清或者修改文件； （九）清标情况报告; （十）评委抽取、通知记录表； （十一）标底的封面、编制说明及报价汇总表； （十二）评标报告； （十三）招标投标的情况书面报告（其中在前面程序中已提交过的内容，可以不重复提交。）； （十四）中标结果公示表； （十五）中标通知书； （十六）中标人投标文件中的授权委托书、投标函、报价汇总表、项目班子配备情况以及有关联合体、分包等重要资料的复印件； （十七）合同副本； （十八）对委托招标代理的工程招标代理机构的评价意见； （十九）备案流程表和合同备案表 （十二）招标投标监督情况记录表； （二十一）行政监督意见书； （二十二）需要存档的其他材料。 中标人的投标文件副本，应当自施工合同接受备案之日起，保存六个月。 第九条 建设单位（委托工程招标代理的招标代理机构）应当收集、整理、归档的招投标文件材料包括以下内容,并按下列顺序装订成册： （一）工程建设项目发包初步方案，并附项目立项审批文件或备案文件复印件; （二）邀请招标或直接发包的项目，应附可邀请或直接发包的有关审批文件和说明材料; （三）委托招标代理的工程招标代理委托合同、授权委托书和工程招标代理项目组组成人员情况表; （四）单独委托编制施工标底的标底编制委托合同; （五）招标公告或投标邀请书; （六）资格预审的获取资格预审文件或招标文件一览表; （七）资格后审的获取招标文件的潜在投标人名单; （八）资格预审的资格预审文件及中标单位的资格预审申请书; （九）资格预审合格通知书与资格预审结果通知书及其发放、确认的记录; （十）资格预审报告; （十一）招标文件以及招标文件澄清或者修改的内容（含招标答疑或投标预备会纪要）; （十二）招标文件及答疑纪要等发放、签收的记录; （十三）设有标底的工程施工招标标底; （十四）开标过程中投标文件签收、评委签到等记录; （十五）清标情况报告; （十六）评标委员会的评标报告（含评委评分、评议等过程资料）; （十七）招标人提交的招标投标情况的书面报告（包括招标范围、招标方式、资格审查、开评标过程和确定中标人的方式以及理由等。已提交过的内容，可引用，不必重复提交。）; （十八）中标结果公示表; （十九）中标通知书; （二十）中标人的投标文件正本; （二十一）合同副本; （二十二）委托招标代理的工程招标代理评价意见表; （二十三）备案流程表; （二十四）行政监督意见书; （二十五）未中标人的资格预审申请书、投标文件正本; （二十六）需要存档的其他材料; 以上归档材料中，除（二十）、（二十五）项材料外，其他材料均应装订成册。第（二十）项（中标单位的投标文件正本）可以单独立卷装订；第（二十五）项（未中标单位的资格预审申请书、投标文件正本）应暂时保存，待合同签定六个月后销毁。 第十条 归档的招投标文件材料应字迹清楚、图表整洁，需要单位或个人签章的，其签章手续应完备，并应采用碳素墨水、蓝黑墨水耐久性强的材料书写，不得使用圆珠笔、铅笔等易褪色的材料书写。 所有存档的文件材料应统一使用a4或a3纸（图纸除外）。 第十一条 招标投标文件材料的立卷与归档，应遵循文件材料的形成规律。同一项目分阶段招标的，每一阶段应分别组卷，内容相同的材料，可不必重复存档，但应在档案备考表中注明相关材料的存档信息；卷与卷之间应保持系统联系，便于档案的利用、查询和保管。 第十二条 归档装订的文件材料应有案卷封面和卷内目录；并附卷内备考表列在归档文件材料尾页之后。案卷封面、卷内目录及卷内备考表（格式）见附件。 第十三条 监管机构可以将档案的立卷、装订、归档和保存等工作委托建设工程交易中心承担，并应建立健全档案的保管、保密、鉴定、销毁、借阅等制度 第十四条 招标投标档案在监管机构（或建设工程交易中心）保管至工程项目竣工后一至五年，即可移交当地城建档案馆保存。 第十五条 对保存期已满，须移交同级城建档案馆的档案，应按照有关规定办理移交手续。对已失去保存价值的档案，经组织鉴定后可予销毁。档案销毁前必须登记造册，经单位负责人批准后，鉴销人员应在清册上签字，按有关规定进行销毁。 第十六条 档案管理人员离开工作岗位前，应当按规定移交招投标档案资料，不得擅自处理或带走。 禁止任何单位和个人倒卖、涂改、伪造招标投标档案。 第十七条 档案室的建设应当具有防盗、防火、防尘、防潮、防霉、防有害生物和防污染等安全设施，不得在危险和不安全的环境中保管档案。对破损、霉变、散失的档案，应及时采取抢救、复制、收集等补救措施，确保档案的安全与完整。 第十八条 凡查阅或借阅招投标档案必须履行登记、签收、注销制度。严格遵守和执行国家各项保密规定和纪律。查阅或借阅档案时，必须精心爱护，不得拆卷、抽页、涂改、销毁。如需要摘抄或复印的，需经领导批准，履行登记手续。借阅的档案，不得转借，按期归还，防止丢失和泄密。 第十九条 各级监管机构对招投标管理工作中其他有保存价值的文件材料如：工作文件、投诉处理、统计资料、活动记录等，也应及时做好归档保存工作，有管理规定的，按照有关规定执行，无管理规定的可参照本办法执行。 第二十条 本办法自发布之日起施行。 附：案卷封面（式样）、卷内目录（式样）、卷内备考表（式样） 二○○七年三月二日 附件： 案卷编号：（项目编号） 案卷标题：招标项目名称（要求写明项目全称并具体到招标内容） 建设单位名称： 招标代理机构名称： 招标时间： 年 月至 年 月 归档时间： 共 卷 第 卷 案卷封面式样 卷内目录 序号 文件编号 责任者 文件题目 日期 页次 备注 卷内目录式样 卷内备考表 本案卷共有文件材料 页，其中： 文字材料 页，图样材料 页，照片 张。 说明： 立卷人： 年 月 日 审核人： 年 月 日 卷内备考表式样

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