公司如何管理自身的印章

公司如何管理自身的印章

为了保障企业印章管理安全规范，企业印章应该从两个方面着手：怎么使用，怎么保管。
一、怎么使用
实体印章线下使用的模式沿袭多年，其中存在的印章偷用盗用、人情章等违规行为日渐明显，甚至还有私自刻制印章等违纪行为。
出现上述情况主要有几方面的原因：
1、谁使用、用在哪信息不准确，传统纸质台账无法作为审计的有效凭证，给印章管理留下隐患；
2、仅通过肉眼查看，印迹真伪鉴别难，给私刻印章留下可乘之机；
针对以上使用环节出现的漏洞，通过电子化的使用流程可以有效规避：
1、电子签章技术是通过数字签名、CA认证以及信息加密技术实现的，基于《电子签名法》等法律法规建设。使用时经权威CA认证身份、操作全程留痕、可通过系统追溯每一次使用。有效改善传统物理印章使用与台账记录带来的管理漏洞；
2、其次，数字签名技术具备签署身份可识别、签署内容不可篡改的特性。并且可在线实时鉴别真伪，解决了物理印章真伪鉴别滞后（产生纠纷事后限定权责时鉴定显然起不到任何防范风险的作用）、鉴别流程繁杂（需当事人携带纠纷文件至专业机构去鉴别，如公安三所）等问题。
二、怎么管理
解决了“怎么使用”的问题后，再来了解一下“怎么管理”。管理环节应分为“管章和”管文件“。
1、一方面，印章管理员的职业操守关系到企业印章使用的安全性；另一方面，集团型企业中。集团总部如何管理分支结构印章，做到权限收放自如、管而不僵也十分关键。
2、印章的固然重要，盖章后的文件归档管理问题也是企业需要着重注意的。
针对印章管理与合同管理问题，契约锁提供了一体化的管控方案。
1、通过电子印章技术实现印章物理印章统一收归、集中管控；分支机构在线提交印章试用申请，总部在线授权并用章，解决跨区域、跨层级、多人协作用章的问题；
2、对文件盖章后的归档管理问题，以电子化归档方案给予解决。在线归档、智能检索、分类管理、权限受控，保障文件信息安全，避免盖章后的文件寄送、存储等占用空间、被偷窃、被遗失或损毁等隐患。

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