写外贸商函

写外贸商函

要写出高水平的商业书信，一半在于自身是否持正确的态度，另一半才是语法的问题。即使语法有错，只要撰信人的态度真诚积极，同样可以赢得收信人正面和明确的响应。与此同时，应该谨记“你写的内容就代表了你当时的想法”。一般表达自己的最佳方式就是采取主动，切忌消极被动，更不要发号施令。不管现在的通讯技术如何先进，商业书信始终是人与人之间的一种交流方式，人们大多倾向于响应一些态度积极和语调主动的讯息。

一、态度方面的“十大要诀”
1. 清晰 6. 迎合对方兴趣，兼顾彼此需要
2. 简洁 7. 强调正面要点，淡化负面影响
3. 真诚 8. 切勿恶言讽刺，更忌颐指气使
4. 友善 9. 倚重事实真相，力求冷静客观
5. 自然 10. 主题前后一致，莫因情绪扭曲

二、语法方面的“四大要点”
1. 语气主动最自然，态度诚恳又亲切
2. 沉闷短语宜少用，免致迂腐且拘泥
3. 措词古涩难沟通，行文浅白易答复
4. 要凭真意好发问，难却挚诚当回应

三、沟通得体 和 收信人感觉
* 采用主动语态及动词 * 清晰明了
* 自然畅顺且近口语化 * 顿生好感
* 常用客气的提问请求 * 真诚合作，乐于回复

四、沟通乏术 和 收信人感觉
* 滥用被动语态 * 含混不清
* 滥用名词短语 * 难于解读
* 用词艰深晦涩，古旧拘泥 * 无意亦难以即时回复

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