如何选择会议场所非常重要

如何选择会议场所非常重要

1.列出可供选择的清单。必须制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有重要条件。如果清单设计的合理，表明了酒店的条件好坏，将大大便于各个场所的比较和选择。
2.选择合适类型的场所。选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。
酒店:(按类型划分)
商务型酒店：这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上(有特定的商务楼层)，一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。
度假型酒店：这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。
(按地点划分)
位于市中心：在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离(包括交通是否拥挤)。如果与会者来自国内或本地区，那麽选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。有些酒店被公认为服务一流，良好的口碑常使酒店成为会议筹划者的首选会议场所。
3.会议类型与场所的搭配。举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所(公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点)。研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境(培训中心或其他宁静场所最为适合)。学会年会的地点选择一般根据会员的意见来定(一般选在当前最受欢迎的城市，能提供会议服务的酒店)。重大的奖利、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，会议的目的是对杰出表现予以奖励。对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场几所在城市的交通必须便利。
4.现场参观注意事宜。在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件：报价方(酒店)接受和同意会议名细表中各项事宜报价房(酒店)应是后选名单中较好的一个对报价(酒店)方拟订的合同条款基本接受。
5.亲临现场实地考察。对于亲临现场进行考察应注意以下五点：会见能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题只要可能，一定要在酒店建议的日期去进行参观。

在举行会议之前总会遇到选择会议酒店的问题，但是如今各种各样的酒店越来越多，那么我们该怎样才能在繁杂的市场中选择出中意的酒店呢，团会网给您一下建议。

1、列出清单。在选择酒店之前，我们因该根据我们的需求的大致范围制作出一个会议场地的清单，在清单上列出这些酒店的会议场地的面积，可容纳人数，价格，还有服务等。使用清单可以方便我们进行比较，选择更加符合我们要求的酒店。

2、根据预算和需求选择合适的会议场地。在选择会议场地之前，我们因该确定好预算和需求，根据预算和需求来选择会议场地。会议场地的需求包括：会议场地的大小，可容纳的人数，酒店的档次等。

3、按类型选择会议酒店
酒店的类型可以分为：商务酒店和度假酒店。商务酒店贯彻了现在高效，快捷的理念，可以实现24小时办公，酒店的服务能力强。商务型酒店一般都可以满足小型和大型会议的需求。
度假酒店：度假酒店一般远离城市，在交通方面没有商务酒店方便，不过度假酒店一般建立在海边或者园林里，风景优美，集休闲娱乐一体，在会议之后能欣赏大自然的风光这是商务酒店所不能比拟的。

4、按地点选择会议酒店
市中心：在选择市中心的酒店时一定要考虑到交通的因素，市中心经常会出现交通堵塞，但是市中心的酒店其基础设施都很完善，服务到位。

郊区：郊区的酒店相对于市中心的酒店来说，郊区的酒店比较便宜，但是路途遥远，不过如果是公司包车或者是自己开车的话，其实郊区的酒店还是很不错的。

5、考察现场
在我们有了几个备选名额之后，我们需要亲自去现场进行考察，在进行了实地考察后，决定最终的方案。

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